Ako si v Notione udržať prehľad, keď máš viac klientov naraz

Pri jednom klientovi si všetko udržíš v hlave. Pri druhom ešte ako tak. Pri treťom zistíš, že hodiny dopočítavaš spätne z kalendára a úlohy hľadáš v troch appkách.

Každý klient funguje trochu inak. Jeden má mesačný balík hodín, druhý platí za hodinu, tretí posiela úlohy cez WhatsApp v nedeľu večer. Problém nie je v klientoch. Problém je, keď pre každého z nich vymyslíš vlastný systém.

Presne toto som urobila ja. V tomto článku ukážem, prečo to nefungovalo, k čomu som sa dopracovala a prečo je v Notione najdôležitejší dobrý základ, na ktorý sa dá potom stavať.

1. Moja chyba: každý klient vlastný systém

Keď som začínala s viacerými klientmi, prišlo mi logické dať každému v Notione vlastný priestor. Vlastnú stránku, vlastnú databázu úloh, vlastnú tabuľku s hodinami. Pôsobilo to prehľadne. Kým som nepotrebovala odpovedať na úplne obyčajnú otázku: čo mám dnes urobiť?

Aby som na ňu odpovedala, musela som otvoriť každého klienta zvlášť. A na konci mesiaca to isté s hodinami. Prehľad som mala o každom klientovi, ale nie o svojej práci.

2. Jeden systém namiesto piatich tabuliek

Riešením bolo otočiť to. Namiesto systému pre každého klienta mám jeden systém pre celú svoju prácu. Úlohy, odpracované hodiny a faktúry všetkých klientov sú na jednom mieste a klient je len vlastnosť, podľa ktorej si ich viem kedykoľvek vyfiltrovať.

Rozdiel je v tom, kde začínaš. Predtým som začínala u klienta a hľadala jeho úlohy. Teraz začínam pri úlohách na dnes a pri každej vidím, ku ktorému klientovi patrí. Klienta otváram len vtedy, keď potrebujem jeho podklady.

3. Ako vyzerá dobrý základ

Dobrý základ v Notione nemusí byť zložitý. Stačia štyri databázy, ktoré sú navzájom prepojené cez klienta:

• Klienti. Meno, typ spolupráce (balík alebo hodinovka), sadzba, počet hodín v balíku a to, čo do dohody patrí a čo už nie.
• Úlohy. Čo, pre koho, do kedy a v akom je to stave. Nič viac na začiatok netreba.
• Odpracované hodiny. Dátum, klient, čo si robila a koľko to trvalo. Pri hodinovej sadzbe si Notion sám spočíta sumu.
• Faktúry. Klient, obdobie, suma, dátum splatnosti a či je zaplatená.

Kľúčové je prepojenie. Keď zapíšeš hodinu, priradíš ju klientovi a ona sa ti automaticky ukáže pri ňom. Pri mesačnom balíku tak vidíš, koľko hodín si už minula a koľko ostáva, bez akéhokoľvek počítania.

4. Pohľady, ktoré ti ukážu, čo je dnes na rade

Jedna databáza úloh sa dá zobraziť mnohými spôsobmi. Tieto štyri pohľady používam najčastejšie:

• Dnes. Úlohy s termínom na dnes zo všetkých klientov naraz. Toto je stránka, ktorú otváram ako prvú.
• Po termíne. Všetko, čo malo byť hotové a nie je. Ideálne prázdny zoznam.
• Podľa klienta. Nástenka, kde má každý klient vlastný stĺpec. Hodí sa pred hovorom s klientom.
• Tento týždeň. Kalendár na plánovanie, aby si nemala tri veľké úlohy v ten istý deň.

Pohľady sa nastavujú cez filter a zoradenie a nič nekopírujú. Úloha je stále len jedna, len ju vidíš z rôznych strán.

5. Čo nechať na stránke klienta

Jeden centrálny systém neznamená, že stránky klientov zmiznú. Len majú inú úlohu. Na stránke klienta mám to, čo k nemu patrí natrvalo:

• kontakty a preferovaný spôsob komunikácie,
• podklady, návody a opakujúce sa postupy,
• zoznam prístupov ku klientovým účtom (nie heslá, tie patria do správcu hesiel),
• a prepojené pohľady na jeho úlohy, hodiny a faktúry z centrálneho systému.

Takže keď otvorím klienta, vidím všetko o ňom. Keď otvorím svoj deň, vidím všetko o svojej práci. A nič nie je zapísané dvakrát.

6. Notion si prispôsobíš vždy, ak máš z čoho

Na Notione mám najradšej to, že sa dá prispôsobiť skoro čomukoľvek. Nový stĺpec, nový pohľad, nová šablóna úlohy, to všetko je otázka pár klikov. Práve preto sa však v ňom dá aj ľahko stratiť.

Keď začneš bez základu, každý nový klient prinesie novú tabuľku a každý problém nové riešenie. Po pár mesiacoch máš priestor, ktorému rozumieš len ty, a to ešte len niekedy. Keď máš dobrý základ, prispôsobenie znamená niečo pridať, nie stavať odznova.

Niekoľko príkladov, ako sa dá základ rozšíriť, keď to v praxi začneš potrebovať:

• Klient posiela úlohy cez rôzne kanály? Pridaj do úloh stĺpec „Odkiaľ prišlo“ (e-mail, WhatsApp, hovor). Hneď vidíš, odkiaľ ti ide najviac práce.
• Robíš každý týždeň to isté? Nastav si opakovanú šablónu úlohy, ktorá sa vytvorí sama každý pondelok.
• Pribudol klient s inou dohodou? Nevytváraj mu nový systém. Pridaj do databázy klientov ďalší typ spolupráce.
• Chceš vedieť, čo ti zaberá najviac času? Pridaj k hodinám kategóriu (e-maily, sociálne siete, administratíva) a raz za mesiac si ich zoskup.

7. Rutina, vďaka ktorej to celé drží

Ani najlepší systém nepomôže, ak doňho nezapisuješ. Mne funguje jednoduchá rutina:

1. Denne: ráno pohľad Dnes, počas dňa zapisujem hodiny hneď po dokončení úlohy, nie večer spätne.
2. V piatok: pohľad Po termíne a krátka kontrola, koľko ostáva z balíkov.
3. Na konci mesiaca: súčet hodín pri každom klientovi, faktúry a kontrola, čo ešte nie je zaplatené.

Ak chceš pri hodinách ísť viac do hĺbky, pozri si článok Ako evidovať odpracované hodiny, aby si nič nestratila. A ak ešte riešiš, koľko si za ne pýtať, pozri si článok Koľko si pýtať ako začínajúca virtuálna asistentka.