Ako evidovať odpracované hodiny, aby si nič nestratila

Koniec mesiaca, otvorený kalendár, história e-mailov a jedna otázka: koľko hodín som pre tohto klienta vlastne robila? Skoro vždy to dopadne rovnako. Číslo, ktoré napíšeš do faktúry, je nižšie, než by malo byť.

Hodiny sú pri práci asistentky presne to, čo predávaš. Keď ich nezapíšeš, odpracovala si ich zadarmo. A nikto ti to nepovie, lebo o nich nevie ani klient.

V tomto článku ukážem, prečo odhad nefunguje, čo presne zapisovať, aký malý denný návyk to celé vyrieši a ako z toho na konci mesiaca za pár minút vznikne faktúra.

1. Prečo odhad na konci mesiaca nefunguje

Spätne si pamätáš veľké úlohy. Prípravu prezentácie, upratanie dokumentov, nový cenník. Nepamätáš si desiatky malých vecí medzi nimi: rýchlu odpoveď na e-mail, telefonát, ktorý sa natiahol, hľadanie súboru, ktorý klient „niekde poslal“.

Každá z nich trvá päť či desať minút, takže pôsobí zanedbateľne. Lenže keď ich je za deň šesť, je to hodina. Za mesiac pri jednom klientovi pokojne niekoľko hodín, ktoré nikde nefigurujú.

2. Čo zapisovať a čo nie

Záznam nemusí byť zložitý. Stačia štyri údaje:

• Dátum. Kedy si na tom pracovala.
• Klient. Pre koho to bolo.
• Čo si robila. Krátko, ale tak, aby tomu klient rozumel bez vysvetľovania. Napríklad „odpovede na e-maily od zákazníkov“, nie len „maily“.
• Trvanie. Zaokrúhlené na štvrťhodiny.

Popis píš tak, akoby si ho mala ukázať klientovi. Raz ho totiž pravdepodobne ukážeš, keď sa spýta, za čo presne platí.

Čo naopak zapisovať netreba: presný čas začiatku a konca každej úlohy. Ak to nevyžaduje klient, zbytočne ťa to zdržuje. Dôležité je trvanie.

3. Denný návyk, ktorý to celé drží

Najlepšia evidencia je tá, do ktorej zapisuješ hneď. Nie večer, nie v piatok, ale vtedy, keď úlohu dokončíš. Zaberie to pol minúty a nemusíš si nič pamätať.

Fungujú mi tri jednoduché pravidlá:

1. Zapíš pred ďalšou úlohou. Dokončíš, zapíšeš, ideš ďalej. Nič viac.
2. Drobnosti zbieraj do jedného riadku. Namiesto piatich záznamov po päť minút jeden: „bežná komunikácia, e-maily a správy, 30 min“.
3. Na konci dňa dve minúty kontroly. Prejdi kalendár a odoslanú poštu a over, či ti niečo neuniklo.

Ak pracuješ na jednej veci dlhšie, pomôže aj obyčajný časovač v mobile. Aplikáciu na meranie času kupovať hneď nemusíš.

4. Drobnosti, ktoré sa strácajú najčastejšie

Na tieto položky sa pri zapisovaní zabúda najviac. Oplatí sa mať ich v hlave alebo rovno ako krátky zoznam vedľa evidencie:

• telefonáty a hlasové správy,
• „len jedna malá úprava“ v hotovom dokumente,
• hľadanie podkladov, prístupov a súborov,
• zaúčanie sa do nového nástroja, ktorý chce klient používať,
• porady a hovory, aj keď si na nich len počúvala,
• prerábky po spätnej väzbe.

Pri poslednom bode pozor. Prerábky sú práca. Ak sa s klientom dohodneš, že prvá úprava je v cene, je to v poriadku. Len nech je to vedomé rozhodnutie, nie zabudnutý záznam.

5. Ako mať prehľad o balíku hodín

Ak máš s klientom mesačný balík, evidencia ti dá ešte jednu veľkú výhodu: vidíš, koľko z neho ostáva, skôr než je neskoro.

Stačí, aby sa hodiny klienta priebežne sčítavali a odpočítavali od balíka. V Notione na to stačí prepojiť hodiny s klientom a pridať súčet. Ako mám poskladaný celý systém, popisujem v článku Ako si v Notione udržať prehľad, keď máš viac klientov naraz.

Pomôže mať pripravenú vetu, napríklad: „Len pre prehľad: z tohto mesiaca ostávajú 4 hodiny. Ak chceš, aby som stihla aj prípravu newslettera, navrhujem navýšiť balík o 5 hodín.“ Ty dodáš čísla, klient rozhodne. A nikto nie je na konci mesiaca prekvapený.

6. Od záznamov k faktúre za pár minút

Keď zapisuješ priebežne, koniec mesiaca prestane byť stresujúci. Postup je potom krátky:

1. Vyfiltruj hodiny za daný mesiac a klienta.
2. Prejdi popisy a over, či sú zrozumiteľné.
3. Pri hodinovej sadzbe vynásob súčet sadzbou. Pri balíku skontroluj, či si nečerpala nad jeho rámec.
4. Vystav faktúru a ako prílohu pošli výkaz hodín, stačí export alebo jednoduchá tabuľka.

Výkaz posielaj aj vtedy, keď ho klient nežiada. Predíde otázkam, pôsobí profesionálne a pri každej faktúre ukáže, koľko práce sa za ňou skrýva. A ak ešte riešiš, akú sadzbu si vôbec nastaviť, pozri si článok Koľko si pýtať ako začínajúca virtuálna asistentka.