Chyby z prvých mesiacov, ktoré ma stáli najviac času

Keď sa pozriem na svoje prvé mesiace, najviac času ma nestála samotná práca pre klientov. Stálo ma ho všetko okolo nej: hľadanie, dohľadávanie a pamätanie si vecí, ktoré som si mala niekam zapísať.

Nebudem písať zoznam desiatich chýb, ktoré robí každý. Napíšem tie, ktoré som robila ja, a ku každej, čo robím dnes inak. A jednu vec, ktorú by som spravila rovnako znova.

1. Nemala som vlastný interný systém

Na začiatku som mala pár úloh a pocit, že si ich ľahko zapamätám. Kým bol klient jeden, ako tak to fungovalo. S každou ďalšou úlohou a ďalším klientom sa to začalo rozpadať.

Problém nebol v tom, že by som niečo úplne zabudla. Problém bol v tom, že som stále premýšľala, či som niečo nezabudla. Informácie boli rozhádzané v hlave, v správach, v e-mailoch a v poznámkach. Kým som zistila, čo vlastne mám robiť, prešla polhodina.

Čo robím dnes inak

Začala som používať Notion ako jedno miesto pre všetko, čo sa týka práce: úlohy, klientov, odpracované hodiny aj faktúry. Ráno otvorím jednu stránku a vidím, čo ma čaká. Nič nemusím držať v hlave.

Na komunikáciu, ktorá by inak zapadla v e-mailoch, používam Slack. Krátke otázky, rýchle potvrdenia a priebežné veci sú v ňom pokope a dajú sa spätne dohľadať.

2. E-maily bez štítkov

Všetky e-maily som mala v jednej veľkej schránke. Od klientov, faktúry, newslettre, notifikácie, všetko spolu. Keď som potrebovala nájsť konkrétnu správu, hľadala som podľa mena, potom podľa predmetu, potom podľa dátumu.

Pri jednom klientovi je to len otravné. Pri viacerých to znamená, že ľahko prehliadneš správu, ktorá potrebovala odpoveď.

Čo robím dnes inak

Každý klient má v e-maile svoj štítok. Väčšinu práce za mňa urobia filtre, ktoré správy od klienta oštítkujú automaticky hneď, ako prídu. V Gmaile to nastavíš takto:

1. Otvor e-mail od klienta.
2. Klikni na tri bodky vpravo hore a vyber Filtrovať správy, ako je táto.
3. Klikni na Vytvoriť filter.
4. Zaškrtni Použiť štítok a vytvor nový štítok s menom klienta.
5. Zaškrtni aj Použiť filter aj na zodpovedajúce konverzácie, aby sa oštítkovali aj staré správy.

Zaberie to pár minút na klienta a odvtedy máš všetko od neho na jedno kliknutie.

3. Čo som spravila dobre hneď od začiatku

Jednu vec by som zopakovala presne tak, ako som ju urobila: hranice som si nastavila hneď od prvého dňa. Každý klient odo mňa vie, v akých časoch pracujem a kedy môže čakať odpoveď.

Keď pracuješ z domu, ľahko sa stane, že si dostupná stále. Odpovieš večer, cez víkend, počas obeda. Klient si na to rýchlo zvykne a potom to berie ako samozrejmosť. Spätne sa to mení oveľa ťažšie, než keď to povieš hneď na začiatku.

Stačí jedna veta v prvom e-maile alebo v dohode, napríklad:

„Pracujem v pondelok až piatok od 9.00 do 15.00. Správy, ktoré prídu mimo týchto hodín, vybavím najbližší pracovný deň.“

Nie je to neochota. Je to informácia, s ktorou sa klient vie zariadiť. A ty vieš, kedy máš voľno.

4. Čo by som urobila v prvom týždni, keby som začínala dnes

Keby som začínala odznova, tieto tri veci by som mala hotové skôr, než prijmem prvú úlohu:

1. Jedno miesto na úlohy. Stačí jednoduchá databáza alebo tabuľka so stĺpcami klient, úloha, termín a stav.
2. Štítok a filter pre každého klienta v e-maile. Hneď pri prvej správe, nie až keď ich bude sto.
3. Pracovné hodiny napísané klientovi. Jedna veta, ktorú pošleš pri dohadovaní spolupráce.

Ani jedna z týchto vecí nezaberie viac ako hodinu. A každá ušetrí oveľa viac času, než koľko stojí. K tomu sa oplatí od začiatku zapisovať aj odpracovaný čas, viac o tom v článku Ako evidovať odpracované hodiny, aby si nič nestratila.